www.ravidok.ru
www.ravidok.ru
Помощник в управлении бизнес процессами
При работе с бизнес-процессами в Битрикс24 часто наступает такой момент когда штатных функций конструктора бизнес-процессов становится недостаточно...
время чтения: 3 минуты
Нет времени читать?
Отправим материал вам на почту

При работе с бизнес-процессами в Битрикс24 часто наступает такой момент когда штатных функций конструктора бизнес-процессов становится недостаточно для реализации необходимой логики. Тут на помощь приходит наше приложение, которое позволяет расширить функционал бизнес-процессов путем добавления дополнительных действий (активити). На данный момент реализованы следующие действия: 

Создать счет на основании сделки

Отправить письмо через SMTP

Обратный звонок

Информация о бронировании ресурсов

Переименовать событие бронирования ресурсов

В дальнейшем в приложение будут добавляться новые действия. Вы можете нам помочь расширить этот список, для этого напишите нам на support@ravidok.ru о том, что вы бы хотели видеть в приложении. 

Внимание! Функционал приложения будет корректно работать только на тарифах “Команда”, “Компания”, "CRM+" и коробочной версии Битрикс24, так как только на этих тарифах есть бизнес-процессы.

Если у вас ещё нет своего Битрикс24 то вы можете зарегистрировать его здесь. Приложение автоматически будет установлено.

Создать счет на основании сделки

Действие “Создать счет на основании сделки” полезно при интеграции с 1С, для передачи информации о выставленном счете и получении обратно статуса оплаты. Также ссылку на оплату используют для отправки клиенту с помощью email, sms и мессенджеров. Действие поддерживает привязку реквизитов, в том числе банковских, продавца и покупателя к счету.

Пример бизнес процесса

Вы можете скачать и импортировать себе пример бизнес-процесса, использующего действие. бизнес процесс

Как пользоваться?

  1. Для использования действия в собственных бизнес-процессах устанавливаете наше приложение и, после установки, нажимаете кнопку “Установить” напротив действия “Создать счет на основании сделки”.

  2. В редакторе бизнес-процессов появится установленное действие. Прежде чем вставить действие в шаблон убедитесь, что на момент вставки действия есть возможность получить ID сделки.

  3. После вставки действие следует настроить:

    1. Необходимо указать ID сделки,

    2. ID платежной системы для компаний,

    3. ID платежной системы для контактов,

    4. ID компании от которой будет выставляться счет,

    5. Запускать от имени (пользователя).

    *Описание параметров и способ их получить читайте ниже.

    Нажмите “Сохранить”.

  4. Если действие отработало без ошибок то вам будут доступны 3 возвращаемых значения: “Ссылка на оплату созданного счета”, “Номер созданного счета” и  ”Текст ошибки”, которые можно использовать в последующих действиях. Значения выбираются в форме “Вставка значения”->”Дополнительные результаты”.

  5. Далее, после добавления действия, рекомендуется создать условие для проверки корректности возвращаемых значений. Рекомендуется проверять значение “Номер созданного счета”, так как в случае ошибки это поле будет пустым, а значение “Текст ошибки” будет содержать описание ошибки. Для проверки возможно потребуется создать дополнительную переменную.

*Входные параметры.

  • ID сделки, на основании которой будет создан счет (обязательный). По умолчанию стоит значение {=Document:ID} которое означает ID текущего документа бизнес-процесса. Это удобно, если бизнес-процесс запущен на основе сделки (создание и/или изменение).

  • ID платежной системы для компаний (обязательный). В этом параметре вам нужно указать ID платежной системы, в настройках которой “Тип клиента” стоит “Компания”. ID платежной системы можно узнать перейдя в CRM -> Еще -> Настройки -> Способы оплаты -> Выберите нужную платежную систему, в её карточке будет поле ID.

  • ID платежной системы для контактов (обязательный). В этом параметре вам нужно указать ID платежной системы, в настройках которой “Тип клиента” стоит “Контакт”.

  • ID компании от которой будет выставляться счет (не обязательный). ID вашей компании, данные из которой будут подставляться в счет. Желательно чтобы у этой компании были реквизиты и банковские реквизиты. Если не указан или указан неверный ID счет все равно будет создан, но без привязки к реквизитам продавца.

  • Запускать от имени (обязательный). Выберите пользователя или группу пользователей от имени которых будет запускаться действие. Для полноценной работы желательно указывать пользователя с правами администратора, так как может возникнуть ситуация при которой у пользователя от имени которого запускается действие нет прав для просмотра сделки.

Возвращаемые значения.

  • Ссылка на оплату созданного счета (либо пустая строка в случае ошибки)

  • Номер созданного счета (либо пустая строка в случае ошибки)

  • Текст ошибки - в случае ошибки это поле будет содержать описание ошибки. Но если ошибок не было, это поле также будет НЕ пустым (особенность реализации)!

Особенности реализации.

  • Данные подставляются в счет по следующему алгоритму:

    • Если в сделке указана компания и контакт, то:

      • реквизиты выбираются из компании;

      • название компании: из связанных реквизитов, если в реквизитах не указано то из карточки компании;

      • контактное лицо: фио контакта;

      • телефон: телефон контакта;

      • e-mail: email контакта;

      • остальные параметры из карточки компании(и из её реквизитов) ;

    • Если в сделке указана только компания:

      • Все данные берутся из реквизитов и из карточки компании (у реквизитов приоритет)

    • Если в сделке указан только контакт:

      • Все данные берутся из реквизитов и из карточки контакта (у реквизитов приоритет)

  • В Битрикс24 у контакта и компании может быть несколько реквизитов, в свою очередь у каждого реквизита может быть несколько банковских реквизитов.
    Действие всегда выбирает самый первый реквизит (первый по ID, т.е. тот, который создан раньше других). Если у одной из сторон нет реквизитов - счет все равно будет создан, но без привязки к отсутствующему реквизиту.

  • Для создания счета в Битрикс24 обязательно нужно указывать товары, компанию или контакт, печатную форму счета (платежную систему). Если в сделке не указаны товары, не выбран контакт или компания - счет не будет создан.

  • Если возникла ошибка, в значении “Номер созданного счета” будет пустая строка (это можно отследить в бизнес-процессе), а в значении “Текст ошибки” - описание ошибки.

  • В созданном счете НЕ создаются и НЕ переносятся значения из пользовательских полей сделки. Возможно этот функционал будет добавлен в будущих обновлениях.

Отправить письмо через SMTP

Действие “Отправить письмо через SMTP” полезно если ваши письма, отправляемые с помощью стандартных действий бизнес-процессов, попадают к получателям в спам или не доходят вовсе. SMTP - это специальный протокол отправки писем, который использует авторизацию по логину и паролю в вашем почтовом сервисе, в итоге письма выглядят так, как будто вы написали и отправили их вручную и не попадают в спам.

Как пользоваться?

  1. Для использования действия в собственных бизнес-процессах устанавливаете наше приложение и, после установки, нажимаете кнопку “Установить” напротив действия “Отправить письмо через SMTP”.

  2. В редакторе бизнес-процессов появится установленное действие.

  3. После вставки действие следует настроить:

    • Добавьте получателей письма

    • Укажите тему, текст и тип письма

    • Обязательно укажите параметры для авторизации:

      • Адрес сервера SMTP

      • Защита соединения

      • Порт соединения

      • Отправитель письма

      • Нужна ли на авторизация по логину-паролю

      • Логин вашего почтового ящика

      • Пароль вашего почтового ящика

      Описание параметров и способ их получить читайте ниже.
  4. Нажмите “Сохранить”

  5. Если действие отработало без ошибок то вам будут доступны 1 возвращаемое значение: “Результат отправки письма” которое можно использовать в последующих действиях. Значения выбираются в форме “Вставка значения”->”Дополнительные результаты”.

  6. Далее, после добавления действия, рекомендуется создать условие для проверки успешности отправки письма, значение: “Результат отправки письма” может быть либо “OK” (в англ. раскладке) - если письмо было успешно отправлено, либо “ERROR” - если письмо не было отправлено.

Параметры авторизации

Чтобы найти параметры для вашего почтового сервиса можно задать в поисковике фразу “{название вашего почтового сервиса} SMTP”, например “mail.ru SMTP”.

Параметры для популярных почтовых сервисов:

  • Google.com (gmail.com) -
    • Адрес сервера SMTP - “smtp.gmail.com

    • Защита соединения - “ssl

    • Порт соединения - “465

    • Нужна ли на авторизация по логину-паролю - “Да

    • Логин вашего почтового ящика - полный адрес ящика, напр.: “test@gmail.com

    При первой попытке отправить письмо, оно будет заблокировано. Проверьте свой почтовый ящик, там будет письмо “Предотвращена попытка входа в аккаунт”. Нажмите на “ПОСМОТРЕТЬ ДЕЙСТВИЯ” и на вопрос “Были ли у вас заблокированные попытки входа в аккаунт в последнее время?” ответьте “ДА

    Также необходимо включить доступ для небезопасных приложений.

    Подробнее про настройку gmail.com

  • Mail.ru -
    • Адрес сервера SMTP - “smtp.mail.ru

    • Защита соединения - “ssl

    • Порт соединения - “465

    • Нужна ли на авторизация по логину-паролю - “Да

    • Логин вашего почтового ящика - полный адрес ящика, напр.: “test@mail.ru

    При первой попытке отправить письмо, оно будет заблокировано антиспам фильтром mail.ru. Чаще всего в журнале бизнес-процесса будет присутствовать ссылка, при переходе на которую можно будет отправить запрос в техподдержку mail.ru, о том что ваши письма не являются спамом.

    Такое обращение может помочь и ваши письма будут нормально отправлятся.

    Ссылка для обращения в техподдержку mail.ru

    Подробнее про настройку mail.ru

  • Yandex.ru -
    • Адрес сервера SMTP - “smtp.yandex.ru

    • Защита соединения - “ssl

    • Порт соединения - “465

    • Нужна ли на авторизация по логину-паролю - “Да

    • Логин вашего почтового ящика - полный адрес ящика, напр.: “test@yandex.ru

    Подробнее про настройку mail.ru

  • Rambler.ru
  • Yahoo.com
  • iCloud.com
  • Beget.com

Входные параметры.

  • Получатели письма - можно указать несколько получателей. Дополнительно можно указать имя получателя через двоеточие. Например: “vasil@mail.ru:Василий Петрович”. Можно использовать “вставку значения” типа “{=Document:EMAIL}”.

  • Получатели копии письма - то же что и получатели письма

  • Получатели скрытой копии письма - то же что и получатели письма, за исключением того, что получатель письма не будет видеть кому еще это письмо было отправлено

  • Тема письма - укажите тему письма, например: “Консультация по поводу продукта”

  • Текст письма - можно использовать обычный текст или HTML верстку

  • Тип письма - выберите тип письма: обычный текст или HTML верстка

  • Прикрепить файл - вы можете прикрепить один или несколько файлов к письму. Есть два варианта для прикрепления файла: указать ID файла на вашем Битрикс диске или указать прямую ссылку на скачивание файла.

    • ID файла на диске можно получить с помощью стандартного действия “Детально об объекте Диска” и выбрать через вставку значения ID файла. Имя файла будет автоматически взято из диска. У пользователя, от имени которого запускается бизнес-процесс должен быть доступ к этому файлу (файлам).

    • Прямая ссылка означает что при переходе на эту ссылку скачивание начинается сразу, без промежуточных этапов. Имя файла будет автоматически сформировано из ссылки.

  • Адрес сервера SMTP - нужно указать адрес SMTP сервера вашего почтового сервиса. Например, если почта находится на Яндексе то адрес SMTP сервера будет “smtp.yandex.ru”.

  • Защита соединения - выберите тип защиты соединения: SSL, TLC. В редких случаях соединение может происходить без защиты, если так нужно для вашего почтового сервиса.

  • Порт соединения - число, означающее номер порта для соединения.

  • Отправитель письма - укажите полный адрес вашего ящика, с которого отправляется письмо (в большинстве случаев совпадает с логином). Если для авторизации будет использован один адрес, а в этом поле будет указан другой - с большой вероятностью письмо попадет в спам или не отправится вовсе.

    Можно также указать имя через двоеточие (в большинстве случаев оно будет отображаться в письме, если не указано - вместо имени будет отображаться email адрес). Например “manager@privet.ru : Менеджер «ООО Привет»

  • Нужна ли на авторизация по логину-паролю - укажите требуется ли для вашего почтового сервиса авторизация с помощью логина и пароля. В большинстве популярных сервисов авторизация обязательна.

  • Логин вашего почтового ящика - Чаще всего полный адрес типа example@mail.com (если авторизация не нужна впишите любое значение)

  • Пароль вашего почтового ящика - укажите пароль вашего аккаунта в почтовом сервисе (если авторизация не нужна впишите любое значение)

  • Запускать от имени - Выберите пользователя или группу пользователей от имени которых будет запускаться действие. Если к письму нужно прикрепить файлы из Битрикс диска, то у этого пользователя должен быть доступ к нужному файлу.

Возвращаемые значения.

  • Результат отправки письма - “OK” (в англ. раскладке) - если письмо было успешно отправлено, либо “ERROR” - если письмо не было отправлено. Так-же в журнале бизнес-процесса будет соответствующая запись.

    Обратите внимание, что письмо может быть успешно отправлено, но при этом могут возникнуть не критические ошибки о которых будет запись в журнале бизнес-процесса. Например некоторые (не все) указанные адреса получателей являются не допустимыми, или если не удалось прикрепить файл к письму.

Особенности реализации.

  • Отправка писем происходит с помощью открытой библиотеки PHPMailer

Обратный звонок

Действие создает обратный звонок по номеру телефона с помощью внешней системы. При этом в Битрикс24 поступает обычный входящий звонок на выбранную линию, в соответствии с настройками линии выбирается менеджер, ему автоматически сообщается о том, что это обратный звонок, после чего совершается исходящий звонок по указанному номеру. Применяется для популярной на сайтах функции "Заказать обратный звонок".

Как пользоваться?

  1. Для использования действия в собственных бизнес-процессах устанавливаете наше приложение и, после установки, нажимаете кнопку “Установить” напротив действия “Обратный звонок”.

  2. После вставки, действие нужно настроить:

    • Необходимо указать номер телефона

    • Выбрать линию связи по которой будет производится звонок

    • Текст, который произносится менеджеру перед началом звонка

  3. Нажмите “Сохранить”

  4. После того как действие отработало вам доступно одно возвращаемое значение “Результат обратного звонка”, которое может принимать одно из двух значений “ОК” - если действие выполнено без ошибок и “ERROR” - если возникли ошибки. Текст ошибки будет сохранен в журнале бизнес-процесса.

Входные параметры.

  • Номер телефона на который будет совершен звонок - может быть написан вручную или получен через “Вставку значения”. По умолчанию равен {=Document:PHONE}

  • Линия связи - выберите из списка линию связи, через которую будет совершаться звонок.

    В списке присутствуют два стандартных значения: "Номер базовой станции” и “Номер для исходящего звонка по-умолчанию”

    Номер базовой станции - это привязанный номер.

    Номер для исходящего звонка по-умолчанию - это линия, установленная на портале по умолчанию в настройках телефонии.

    Если на момент установки активити линии связи изменились (появились новые, удалились старые), то просто удалите активити из приложения и установите заново. Логика ваших бизнес-процессов не будет нарушена, а в списке линий связи появятся изменения.

  • Текст, который произносится менеджеру перед началом звонка - введите текст, который прочитает система менеджеру перед началом звонка

Возвращаемые значения.

  • Результат обратного звонка - “ОК” если действие выполнилось без ошибок. В журнале бизнес-процесса будет соответствующая запись вместе с CALL_ID созданного звонка. Если CALL_ID пустой, то скорее всего звонок не осуществлен.

    “ERROR” если действие завершилось неудачей, описание ошибки будет в журнале бизнес-процесса.

Если обратный звонок не поступает

  • Прежде всего проверьте, правила обработки входящих звонков для выбранной линии, возможно звонок поступает не вам, а другому пользователю портала. Если в CRM существует лид с данным номером, то, возможно, звонок будет направлен ответственному за этот лид.

  • Проверьте настройки выбранной линии связи, возможно у вас недостаточно средств для выполнения звонка или линия не настроена.

  • Проверьте, возможно ли установить выбранную  линию для обратного звонка в CRM-формах. (CRM → Ещё → CRM-формы → Нажмите редактировать на любой CRM-форме → Нажмите дополнительно → Найдите раздел “Обратный звонок” и поставьте галочку “Это форма обратного звонка” →  в появившемся списке будут все линии, которые поддерживают функцию обратный звонок) Если нужной линии нет в списке - значит эта линия не поддерживает обратный звонок.

Информация о бронировании ресурсов

Активити позволяет получить подробную информацию о бронировании ресурсов. Получая на вход значение поля типа "Бронирование ресурсов" возвращает названия задействованных ресурсов, их ID, время начала бронирования, время окончания бронирования, название услуги и пользователей, задействованных в бронировании.

Как пользоваться?

  1. Для использования действия в собственных бизнес-процессах устанавливаете наше приложение и, после установки, нажимаете кнопку “Установить” напротив действия “Информация о бронировании ресурсов”.

  2. После вставки действие следует настроить:

    1. Бронирование ресурсов - укажите здесь значение пользовательского поля типа “Бронирование ресурсов”, полученное через “вставку значения”

    Нажмите “Сохранить”.

  3. Если действие отработало без ошибок то вам будут доступны 6 возвращаемых значений: “Названия задействованные ресурсов”, “ID задействованных ресурсов”, “Пользователи, задействованные в бронировании ресурсов”, “Дата начала бронирования”, “Дата окончания бронирования” и “Название услуги” которые можно использовать в последующих действиях. Значения выбираются в форме “Вставка значения”->”Дополнительные результаты”.

Входные параметры.

  • Бронирование ресурсов - значение этого поля может быть п олучено только через “вставку значения” если бизнес-процесс запущен на основе сущности CRM, в которой создано пользовательское поле типа “бронирование ресурсов”.
    Например: “{=Document:UF_CRM_1539868310}

Возвращаемые значения.

Смысл возвращаемых значений понятен из названия.

  • Названия задействованные ресурсов

  • ID задействованных ресурсов

  • Пользователи, задействованные в бронировании ресурсов

  • Дата начала бронирования

  • Дата окончания бронирования

  • Название услуги

Также в журнал бизнес процесса можно посмотреть подробности.

Переименовать событие бронирования ресурсов

Активити позволяет переименовать и добавить собственное описание в событие бронирования ресурсов для каждого пользователя, задействованного в бронировании. Для успешного переименования, каждый пользователь, указанный в бронировании должен дать право на изменение своего календаря пользователю, от имени которого запускается активити. Как именно нужно предоставить доступ смотрите ниже.

Как предоставить доступ к пользовательскому календарю?

В Битрикс24 чтобы переименовать любое событие нужно обладать доступом на изменение календаря. В случае данного активити нужно чтобы у пользователя, от имени которого запускается активити, были права на изменение календаря каждого пользователя, участвующего в бронировании ресурсов.

Допустим активити запускается от имени пользователя “Админ” с id=1.

  1. Переходим в раздел “Календарь” и нажимаем кнопку “Календари”

  2. Справа от имени вашего календаря нажмите на меню и выберите пункт “Редактировать”

  3. нажмите “права доступа” →  и “добавить”

  4. В открывшемся окне выбираем нужного пользователя.

  5. Справа, напротив выбранного пользователя, выберите “Редактирование событий и календарей”

  6. После этого, нажмите “Сохранить”. Настройка календаря закончена. Эти действия нужно повторить каждому пользователю, который возможно будет принимать участие в “бронировании ресурсов”, и для которого необходимо переименовывать события бронирования.

Как пользоваться?

  1. Для использования действия в собственных бизнес-процессах устанавливаете наше приложение и, после установки, нажимаете кнопку “Установить” напротив действия “Переименовать событие бронирования ресурсов”.

  2. В редакторе бизнес-процессов появится установленное действие.

  3. После вставки действие следует настроить:

    1. Бронирование ресурсов - укажите здесь значение пользовательского поля типа “Бронирование ресурсов”, полученное через “вставку значения”

    2. Новое имя события - укажите новое имя события, можно в полной мере использовать “вставку значения” и формулы. Существует ограничение на длину названия в 255 символов.

    3. Новое описание события - введите новое описания для события

    Нажмите “Сохранить”.

  4. Если действие отработало без ошибок то вам будут доступны 1 возвращаемое значение: “Результат переименования” которое можно использовать в последующих действиях. Значения выбираются в форме “Вставка значения”->”Дополнительные результаты”.

Входные параметры.

  • Бронирование ресурсов - значение этого поля может быть получено только через “вставку значения” если бизнес-процесс запущен на основе сущности CRM, в которой создано пользовательское поле типа “бронирование ресурсов”.
    Например: “{=Document:UF_CRM_1539868310}

  • Новое имя события - Событие будет переименовано для каждого пользователя, задействованного в бронировании ресурсов. Существует ограничение на длину названия в 255 символов.

  • Новое описание события

Возвращаемые значения.

  • Результат переименования - Возможны два значения “OK” - если события успешно переименовались и “ERROR” - если возникла ошибка.

Также в журнал бизнес процесса можно посмотреть подробности.


Читайте также