Почему CRM лучше привычного Excel

Вечное желание сэкономить и использовать для решения серьезных вопросов подручные методы приводит к тому, что сегодня вместо нормальной CRM часто используют MS Excel.

Многие пользователи начинают думать, что MS Excel со всем его функционалом действительно способен заменить полноценную систему автоматизации бизнеса. Несмотря на то, что специалисты по внедрению CRM-систем постоянно стараются разъяснить – с минимальными затратами сложно получить хороший результат, многочисленные поклонники Excel продолжают противиться очевидным фактам, а как итог – теряют деньги.

Excel - самая популярная в мире CRM-система

Наш подзаголовок это одна из самых популярных шуток среди специалистов по внедрению. Сам продукт не нуждается в представлении, возможностями Excel пользуются представители самых разных профессий, от бухгалтеров до инженеров. Благодаря удобной работе с формулами и возможностями внутренних вычислений, такие таблицы долгое время выполняли очень важную функцию – замену бумажных документов и ручного расчета самых разных параметров. Постепенно таблицы вытеснили с рынка сметы, табели, книжки и даже оборотно-сальдовые ведомости. Благодаря такому программному обеспечению, многие из разновидностей удалось перенести в электронный вид.

Со стороны может показаться, что перед нами идеальный вариант автоматизации деятельности сотрудников. Доходит до того, что в некоторых компаниях и вовсе не предусмотрено альтернатив – сказали пользоваться Excel, и все данные заносятся в него. Но здесь-то большинство бизнесменов и допускают ошибки. Вместо вспомогательного инструмента для расчетов, таблица становится чем-то вроде полноценного хранилища данных.

Развеем еще один миф – о простоте освоения таблиц. Но статистика показывает, что многие из них не проходят дальше использования стандартных формул или простого заполнения таблицы данными. Чтобы овладеть всеми возможностями Excel придется учиться и практиковаться.

CRM предлагает иной подход

Рассказывая про электронные таблицы, обратим внимание на CRM-систему, а точнее, сразу на Битрикс24 – популярнейший отечественный продукт для компаний любого уровня. В Битрикс24 тоже используются таблицы, и они связаны друг с другом. Здесь можно установить связи между клиентами и различными действиями, присвоить конкретному столбцу большое количество важных атрибутов.

В CRM-системе по-настоящему много возможностей. Вы можете работать с самыми разными отчетами. К примеру, человек совершает у вас покупку, при этом он попадет в базу данных как клиент (такой идентификатор присваивает ему система), а затем связывается с несколькими таблицами, среди которых покупка, оплата или тип приобретенного товара. В отчете можно отразить эту информацию о клиенте, которая будет важна лично для вас при дальнейшей работе. Сама база работает быстро и не дает сбоев, даже когда приходится обрабатывать очень большое количество клиентов.

В Битрикс24 оперативно строятся различные выборки, можно находить данные, связанные с конкретным клиентом. Так вы получаете информацию о работе с заказчиком, успехах ваших менеджеров, истории звонков и переписки. Уже на этом этапе вы и сами можете видеть, насколько функционал Битрикс24 шире, чем у стандартной электронной таблицы.

Еще один очень важный аспект – это уровень безопасности в Битрикс24. Здесь права доступа четко разграничены и человек, не имеющий отношения к организации или отдельным документам внутри нее просто не получит возможности их просмотра. Как итог, у вас появляется реальная возможность спокойно спать по ночам и не бояться, что всего один человек разрушит очень долго выстраиваемый процесс работы с клиентами или над отдельными проектами.

Анализ вариантов хранения данных в бизнесе.

Если смотреть на российский бизнес, можно увидеть, что в нем используется очень большое число носителей информации. Проводить серьезное ранжирование мы не будем, но данные потребуется для лучшего понимания вопроса и дальнейшей ориентации в затрагиваемых статьей темах. Представим информацию в таблице ниже:

1. Excel. Чаще всего используется возможность внесения информации в электронные таблицы и внесение комментариев к различным ячейкам. Применяется такой метод, чтобы формировать базы контактов или даже создавать систему мониторинга отгрузок;
2. Битрикс24 и другие CRM. Используется наиболее продвинутыми компаниями, которые хотят автоматизировать бизнес и получать намного больше денег. Обеспечивает корректность работы с таблицами. Высокую скорость обработки и внутреннего распределения данных, безопасность. Часто используется для получения всей информации о клиентах, оптимизации маркетинга, взаимодействия с поставщиками и работе над проектами. Список задач можно перечислять очень долго;
3. Word. Некоторые компании продолжают использовать Word, потому что объем работы с Excel их пугает. В такой ситуации таблицы создаются внутри документов, некоторые даже расчерчивают таблицы вручную и тратят огромное количество времени на такие операции;
4. Бумажные носители. Они еще не отошли в прошлое. Таким образом, многим менеджерам удается показывать клиентам только выгодную информацию, скрывать свои проколы в работе. Сюда же мы можем отнести и многочисленные стикеры.

Сравнивать Битрикс24 с бумагой или вордовскими документами было бы равносильно сравнению топора из каменного века и современной снайперской винтовки по части эффективности ведения боевых действий. Потому будем сталкивать в битве Битрикс24 и его самого популярного конкурента – Excel.

Что выбрать – таблицы Excel или Битрикс24?

Теперь, когда у вас есть максимум информации о разных функциях и отличиях двух интересующих нас типов систем, это поможет вам наглядно понять, какой из вариантов лучше и открывает как можно больше возможностей для исправного ведения бизнеса.

Победила CRM или подведем итог

Выше мы провели сравнение Excel и CRM-системы Битрикс24. Вы наглядно смогли понять, что использовать устаревшие методы не самый лучший вариант для бизнеса любого масштаба.

За бортом осталось много подробностей работы Битрикс24. К примеру то, что система легко настраивается под конкретного пользователя, помогает работать с поставщиками, автоматизировать взаимодействие между сотрудниками. Сегодня всё большее количество заказчиков отдают предпочтение Битрикс24, потому что вновь получают бразды правления компаний в свои руки. Они могут оценивать эффективность, получать представление о текущем положении дел в компании, а не от своих менеджеров. Всегда важно доверять сотрудникам, но лучше несколько раз проверить факты.

Переход на CRM Битрикс24 поможет вам перестать опасаться за свои данные, увеличить эффективность работы компании, даст почву для отслеживания уровня продуктивности персонала. Так вы сможете на лету менять подход, выделять лучших сотрудников, постоянно быть на связи с клиентом.